Regulamin Shept Intelligence

Regulamin Shept Intelligence

Regulamin określa zasady korzystania z serwisu i Platformy Shept Intelligence przez klientów B2B, w szczególności agentów i przedstawicieli ubezpieczeń na życie, zespoły handlowe oraz kancelarie prawne. Dokument jest spójny z Umową Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych oraz Polityką Prywatności.

§1. Postanowienia ogólne

1. Usługodawcą jest Shept Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, ul. Tadeusza Rejtana 27G, 35-326 Rzeszów, KRS 0001223355, NIP 8133947820, REGON 543968103. Kontakt: kontakt@shept.pl.

2. Platforma Shept Intelligence („Platforma", „System", „Shept") jest usługą świadczoną zasadniczo w modelu B2B.

3. Regulamin określa zasady zakładania i korzystania z Konta, usług CRM, kalendarza, notatek, zadań, komunikacji, funkcji AI, Giełdy Leadów, płatności, wsparcia oraz innych modułów udostępnionych w Platformie.

4. Korzystanie z Platformy oznacza akceptację Regulaminu w zakresie, w jakim Użytkownik zawiera umowę z Shept.

5. Regulamin nie zastępuje DPA w zakresie przetwarzania danych osobowych powierzonych Shept przez Klienta.

§2. Definicje

Usługodawca, Shept: Shept Sp. z o.o.

Użytkownik: osoba fizyczna działająca w imieniu klienta B2B lub uprawniona do korzystania z Platformy.

Klient, Administrator: przedsiębiorca korzystający z Platformy, który w zakresie własnych danych klientów ustala cele i sposoby przetwarzania.

Konto: konto Użytkownika lub Organizacji w Platformie.

Organizacja: przestrzeń Klienta, w której użytkownicy mają dostęp zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

Lead: rekord potencjalnego klienta udostępniany w ramach funkcji Giełdy Leadów.

Nabywca: Użytkownik, który nabył Leada w ramach Giełdy Leadów.

DPA: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych stanowiąca odrębny dokument.

AI: funkcje wykorzystujące zewnętrzne lub wewnętrzne modele sztucznej inteligencji.

PnPK: Użytkownik posiadający status przedsiębiorcy na prawach konsumenta w rozumieniu § 5a.

§3. Zawarcie umowy i Konto

1. Umowa zostaje zawarta po prawidłowej rejestracji Konta i akceptacji Regulaminu, a w przypadku planu płatnego po aktywacji odpowiedniej usługi zgodnie z procesem zakupowym.

2. Użytkownik zobowiązuje się podawać prawdziwe i aktualne dane wymagane do zawarcia i realizacji umowy.

3. Użytkownik odpowiada za ochronę danych logowania i nie powinien udostępniać Konta osobom nieuprawnionym.

4. W przypadku kont organizacyjnych administrator Organizacji odpowiada za nadawanie, zmianę i odbieranie uprawnień swoim użytkownikom.

5. Shept może odmówić lub ograniczyć rejestrację, jeżeli jest to uzasadnione bezpieczeństwem, zgodnością z prawem lub ochroną Platformy.

§4. Zakres usług

1. Platforma może obejmować CRM, bazę potencjalnych klientów, notatki, kalendarz, zadania, komunikację, grupy, wiadomości, powiadomienia, moduły analityczne, funkcje AI, analizę dokumentów oraz Giełdę Leadów.

2. Zakres dostępnych funkcji zależy od aktywnego planu, typu konta, konfiguracji Organizacji i aktualnej wersji Platformy.

3. Shept może rozwijać, modyfikować lub wycofywać funkcje, o ile nie narusza to istotnie zawartej umowy. W przypadku istotnej zmiany płatnej usługi Użytkownik otrzyma informację zgodnie z § 15.

§5. Trial, plany i płatności

1. Shept może udostępniać okres próbny („Trial") na warunkach wskazanych podczas rejestracji lub na stronie oferty.

2. Wysokość opłat, okres rozliczeniowy i zakres planu są wskazane przed zakupem i stanowią część warunków umowy.

3. Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności, w szczególności PayU, a dokumenty księgowe mogą być wystawiane z wykorzystaniem zewnętrznego systemu fakturowego.

4. Automatyczne odnowienie lub cykliczne pobranie opłaty może być stosowane wyłącznie, jeżeli Użytkownik został o nim jasno poinformowany i zaakceptował taki model.

5. W przypadku braku płatności Shept może ograniczyć funkcje płatnego planu po uprzednim wezwaniu lub komunikacie systemowym, z uwzględnieniem okresu potrzebnego na wyjaśnienie błędu płatności.

§5a. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

1. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się wyłącznie do Użytkownika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który zawiera umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, gdy z jej treści wynika, że nie posiada ona dla niego charakteru zawodowego (dalej „PnPK"), w rozumieniu art. 385(5), art. 556(4) i art. 556(5) Kodeksu cywilnego oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta.

2. Platforma Shept Intelligence jest narzędziem pracy przeznaczonym dla podmiotów prowadzących działalność w zakresie pośrednictwa, dystrybucji, sprzedaży lub obsługi klienta. Zawarcie umowy o dostęp do Platformy przez podmiot prowadzący taką działalność ma co do zasady charakter zawodowy.

3. Podczas rejestracji Użytkownik będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą wskazuje przeważający kod PKD swojej działalności oraz składa oświadczenie, czy zawarcie umowy ma dla niego charakter zawodowy. Oświadczenie jest utrwalane wraz z datą, godziną i identyfikatorem sesji.

4. Użytkownikowi posiadającemu status PnPK przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny. Oświadczenie o odstąpieniu należy złożyć na adres kontakt@shept.pl.

5. Jeżeli PnPK zażądał rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia, w razie odstąpienia zobowiązany jest do zapłaty za świadczenia spełnione do tej chwili, proporcjonalnie do zakresu usługi wykonanej do momentu odstąpienia.

6. Prawo odstąpienia nie przysługuje w odniesieniu do treści cyfrowych oraz usług dostarczonych w pełni na wyraźne uprzednie żądanie PnPK, po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia, w szczególności w zakresie zakupionych i udostępnionych Leadów oraz wykorzystanych doładowań usług dodatkowych.

7. W pozostałym zakresie do PnPK stosuje się postanowienia Regulaminu, z wyłączeniem postanowień, których stosowanie wobec PnPK jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§6. Giełda Leadów

1. Giełda Leadów jest funkcją Platformy, w ramach której określone dane potencjalnego klienta mogą zostać udostępnione Użytkownikowi, który nabędzie danego Leada.

2. Shept może ograniczyć zakres danych udostępnianych przed zakupem Leada i po jego zakupie.

3. Lead może być przechowywany w panelu Użytkownika maksymalnie przez okres 90 dni od momentu zakupu, zgodnie z aktualną Polityką Prywatności. Po tym okresie Użytkownik powinien posiadać własną podstawę prawną do dalszego przetwarzania danych.

4. Użytkownik nie może wykorzystywać Leadów do celów innych niż zgodne z podstawą prawną i informacją przekazaną osobie, której dane dotyczą.

5. Użytkownik nie może odsprzedawać, masowo eksportować ani przekazywać Leadów osobom trzecim bez odpowiedniej podstawy prawnej.

6. Jeżeli Lead został pozyskany na podstawie zgody, zakres tej zgody musi odpowiadać rzeczywistemu celowi i zakresowi udostępnienia. Shept nie traktuje zgody jako zamiennika prawnie uzasadnionego interesu.

7. W zakresie przetwarzania danych po zakupie Leada Użytkownik odpowiada za własną podstawę prawną, obowiązki informacyjne i dalsze działania marketingowe.

8. Przed udostępnieniem Leada Shept przekazuje Nabywcy metrykę pochodzenia Leada, obejmującą źródło pozyskania, datę pozyskania, treść klauzuli informacyjnej przedstawionej osobie, której dane dotyczą, oraz zakres udzielonych zgód, jeżeli zostały udzielone. Metryka stanowi informację o stanie faktycznym znanym Shept. Shept nie udziela gwarancji wykraczających poza jej treść.

9. Nabywca samodzielnie ocenia, czy metryka pochodzenia pozwala mu na przetwarzanie danych Leada w zamierzonym przez niego celu, i ponosi wyłączną odpowiedzialność za tę ocenę oraz za dalsze przetwarzanie po zakupie.

10. Nabywca zobowiązuje się nie odsprzedawać, nie udostępniać i nie eksportować Leadów poza własną Organizację, a także nie wykorzystywać ich do budowy bazy przeznaczonej do dalszej dystrybucji lub odsprzedaży.

11. W razie naruszenia ust. 10 Nabywca zapłaci Shept karę umowną w wysokości 500 zł za każdego Leada objętego naruszeniem, nie więcej niż 50 000 zł łącznie za wszystkie naruszenia. Shept może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych.

12. Shept może zawiesić dostęp Nabywcy do Giełdy Leadów, jeżeli poweźmie uzasadnione podejrzenie naruszenia ust. 9 lub 10, w szczególności na podstawie analizy wolumenu zakupów oraz sposobu korzystania z funkcji eksportu.

13. Nabywca zwolni Shept z odpowiedzialności oraz zwróci mu udokumentowane koszty, w tym koszty obsługi prawnej, jeżeli roszczenie osoby trzeciej, postępowanie organu nadzorczego lub nałożona na Shept sankcja wynikają wyłącznie z przetwarzania danych Leada przez Nabywcę po jego zakupie, w sposób niezgodny z prawem albo niezgodny z metryką pochodzenia, w zakresie, w jakim odpowiadają one udziałowi Nabywcy w naruszeniu.

Szczegółowe zasady finansowe Giełdy Leadów (doładowania, zwroty, reklamacje) reguluje odrębny Regulamin Giełdy Leadów.

§7. AI i funkcje automatyczne

1. Shept może wykorzystywać AI do analizy pojedynczych notatek, przygotowania podsumowań, organizacji informacji, transkrypcji oraz innych funkcji wspierających pracę Użytkownika.

2. W kluczowych funkcjach analitycznych dane identyfikacyjne mogą być pseudonimizowane przed przekazaniem do dostawcy AI. Pseudonimizacja nie jest równoznaczna z anonimizacją.

3. System może stosować filtr wykrywający wybrane słowa mogące wskazywać na dane szczególnych kategorii. Filtr ma charakter techniczny i nie stanowi gwarancji wykrycia wszystkich danych wrażliwych.

4. Dostawcy AI otrzymują wyłącznie zakres danych potrzebny do konkretnego zadania i nie otrzymują dostępu do pełnej bazy CRM ani zbiorczych eksportów.

5. Dokumenty i dane KYC oraz AML nie są przeznaczone do analizy przez AI. Funkcja ta jest technicznie wyłączona.

6. Wyniki AI mają charakter pomocniczy. Użytkownik pozostaje odpowiedzialny za decyzje zawodowe, kontakt z klientem, dobór produktu, ocenę potrzeb i zgodność swoich działań z prawem.

7. Jeżeli konkretna funkcja AI zostanie rozszerzona o profilowanie lub zautomatyzowane decyzje, Shept odpowiednio zaktualizuje dokumentację oraz, jeżeli będzie to wymagane, zasady korzystania z tej funkcji.

§8. Dane osobowe i DPA

1. W zakresie danych Użytkownika i danych, dla których Shept samodzielnie określa cele, Shept działa jako administrator zgodnie z Polityką Prywatności.

2. W zakresie danych klientów i potencjalnych klientów wprowadzanych do CRM na polecenie klienta B2B, Shept co do zasady działa jako podmiot przetwarzający, a Klient jako administrator.

3. Szczegółowe zasady powierzenia określa DPA. W przypadku sprzeczności w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma DPA, na zasadach określonych w § 15 DPA.

4. Użytkownik nie powinien wprowadzać danych, których przetwarzanie w danej funkcji nie jest potrzebne lub dozwolone.

§9. Obowiązki i zakazy Użytkownika

1. Użytkownik korzysta z Platformy zgodnie z prawem, Regulaminem, zasadami bezpieczeństwa oraz prawami osób trzecich.

2. Zabronione jest w szczególności obchodzenie zabezpieczeń, uzyskiwanie dostępu do cudzych Organizacji lub danych, masowe pobieranie danych bez uprawnienia, wprowadzanie złośliwego kodu, zakłócanie działania Platformy oraz wykorzystywanie jej do działań niezgodnych z prawem.

3. Użytkownik odpowiada za treść danych i materiałów wprowadzanych do Platformy oraz za legalność ich pozyskania.

4. Użytkownik powinien niezwłocznie zgłosić podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta lub naruszenia bezpieczeństwa.

§9a. Zawieszenie dostępu

1. Shept może niezwłocznie zawiesić dostęp do Konta, Organizacji lub wybranych funkcji Platformy, jeżeli:

• sposób korzystania z Platformy zagraża jej bezpieczeństwu, integralności danych lub ciągłości świadczenia usług na rzecz innych Klientów;
• zachodzi uzasadnione podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta lub przejęcia danych logowania;
• zachodzi uzasadnione podejrzenie naruszenia § 6 lub § 9;
• obowiązek zawieszenia wynika z przepisu prawa, decyzji organu lub orzeczenia sądu;
• zaległość płatnicza przekracza 7 dni od terminu wymagalności, po uprzednim wezwaniu wysłanym na adres poczty elektronicznej przypisany do Konta.

2. O zawieszeniu i jego przyczynie Shept informuje niezwłocznie, chyba że przepis prawa albo dobro postępowania wyjaśniającego stoi temu na przeszkodzie.

3. Zawieszenie z przyczyn określonych w ust. 1 lit. a do d nie stanowi nienależytego wykonania umowy i nie rodzi po stronie Klienta roszczenia o obniżenie wynagrodzenia ani o odszkodowanie, o ile podejrzenie było uzasadnione w chwili podjęcia decyzji.

4. Zawieszenie nie pozbawia Klienta prawa do eksportu jego danych, chyba że sam eksport stanowi źródło zagrożenia, o którym mowa w ust. 1 lit. a lub c.

5. Shept przywraca dostęp niezwłocznie po ustaniu przyczyny zawieszenia. Jeżeli podejrzenie okazało się bezpodstawne, okres zawieszenia nie jest wliczany do okresu rozliczeniowego.

§10. Dostępność, przerwy i bezpieczeństwo

1. Shept dokłada starań, aby Platforma działała stabilnie, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności.

2. Przerwy mogą wynikać z konserwacji, aktualizacji, awarii infrastruktury, działań dostawców zewnętrznych lub zdarzeń niezależnych od Shept.

3. Shept stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka.

4. W przypadku incydentu dotyczącego danych powierzonych Shept postępuje zgodnie z DPA i procedurami bezpieczeństwa.

5. Shept nie udziela gwarancji określonego poziomu dostępności Platformy (SLA), chyba że gwarancja taka została wyraźnie uzgodniona w odrębnej umowie albo wynika z opisu wybranego planu.

6. Do czasu niedostępności nie wlicza się przerw zapowiedzianych z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, przerw wynikających z awarii po stronie dostawców zewnętrznych i operatorów telekomunikacyjnych, przerw spowodowanych działaniem lub zaniechaniem Klienta albo jego użytkowników, a także przerw wynikających z działania siły wyższej.

7. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i którego skutkom nie można było zapobiec, w szczególności awarię infrastruktury dostawcy usług chmurowych o zasięgu regionalnym, awarię sieci szkieletowej, atak o charakterze rozproszonej odmowy usługi o skali przekraczającej możliwości stosowanych zabezpieczeń, akt władzy publicznej, wprowadzenie stanu nadzwyczajnego, konflikt zbrojny oraz zdarzenie o charakterze epidemicznym.

§11. Własność intelektualna

1. Prawa do Platformy, kodu, oznaczeń, interfejsu, dokumentacji i elementów należących do Shept przysługują Shept lub odpowiednim licencjodawcom.

2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, ograniczoną do czasu trwania usługi licencję na korzystanie z Platformy w zakresie wynikającym z umowy.

3. Użytkownik zachowuje prawa do własnych danych i materiałów wprowadzonych do Platformy, z zastrzeżeniem praw osób trzecich.

§11a. Poufność

1. Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje techniczne, handlowe i organizacyjne drugiej strony, uzyskane w związku z zawarciem lub wykonywaniem umowy, w szczególności indywidualnie uzgodnione warunki cenowe, dokumentację techniczną, opis architektury Platformy, wyniki testów bezpieczeństwa oraz informacje o wykrytych podatnościach.

2. Obowiązek zachowania poufności trwa przez czas obowiązywania umowy oraz 3 lata po jej zakończeniu.

3. Obowiązek nie obejmuje informacji powszechnie dostępnych, informacji uzyskanych zgodnie z prawem od osoby trzeciej nieobjętej obowiązkiem poufności, informacji opracowanych samodzielnie bez wykorzystania informacji poufnej drugiej strony, a także informacji, których ujawnienie jest wymagane przepisem prawa, decyzją organu lub orzeczeniem sądu.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 zdanie ostatnie, strona ujawniająca zawiadamia drugą stronę przed ujawnieniem oraz ogranicza jego zakres do niezbędnego minimum, o ile prawo nie zabrania takiego zawiadomienia.

§12. Reklamacje i wsparcie

1. Reklamacje można składać na adres reklamacje@shept.pl.

2. Zgłoszenie powinno, w miarę możliwości, zawierać opis problemu, datę jego wystąpienia, oznaczenie Konta lub Organizacji oraz informacje pozwalające odtworzyć błąd.

3. Shept rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania. W sprawach wymagających dodatkowych ustaleń technicznych lub udziału dostawcy zewnętrznego termin ten ulega przedłużeniu do 30 dni, o czym Shept informuje zgłaszającego przed upływem terminu pierwotnego.

4. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się pod adresem kontakt@shept.pl.

§13. Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa jest zawarta na czas określony lub nieokreślony zgodnie z warunkami wybranego planu.

2. Użytkownik może zakończyć korzystanie z usługi zgodnie z zasadami właściwymi dla jego planu i umowy.

3. Shept może rozwiązać lub ograniczyć usługę w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, braku płatności, naruszenia bezpieczeństwa lub obowiązku prawnego, z zachowaniem proporcjonalności oraz, gdy jest to możliwe, po uprzednim wezwaniu.

4. Po zakończeniu usługi dane są obsługiwane zgodnie z DPA, zasadami retencji i obowiązującymi przepisami.

§14. Odpowiedzialność

1. Shept odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług na zasadach ogólnych, z ograniczeniami określonymi w niniejszym paragrafie.

2. Całkowita odpowiedzialność Shept wobec Klienta z tytułu umowy oraz w związku z nią, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona do wysokości opłat netto faktycznie zapłaconych przez Klienta na rzecz Shept w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia. W przypadku Klientów korzystających z Trialu lub planu bezpłatnego ograniczenie to wynosi 500 zł.

3. Shept nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, utratę spodziewanych przychodów, prowizji, kontraktów, klientów ani renomy, a także za szkody pośrednie i następcze.

4. Shept nie ponosi odpowiedzialności za:

• skutki decyzji zawodowych podjętych przez Użytkownika, w tym dobór produktu, ocenę potrzeb klienta i treść rekomendacji;
• treść, legalność i podstawę prawną danych wprowadzonych do Platformy przez Użytkownika;
• skutki wykorzystania wyników AI bez ich samodzielnej weryfikacji przez Użytkownika;
• utratę danych, jeżeli Użytkownik nie korzystał z udostępnionej funkcji eksportu;
• działania lub zaniechania dostawców zewnętrznych, operatorów płatności, dostawców infrastruktury oraz operatorów telekomunikacyjnych;
• przerwy i szkody wynikające ze zdarzeń o charakterze siły wyższej.

5. Ograniczenia określone w ust. 2 do 4 nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie oraz w innych przypadkach, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

6. Klient zawiadamia Shept o roszczeniu w formie dokumentowej w terminie 12 miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia. Zaniechanie zawiadomienia w tym terminie wyłącza możliwość powoływania się przez Klienta na okoliczności, których wyjaśnienie stało się wskutek opóźnienia niemożliwe lub istotnie utrudnione.

7. Użytkownik odpowiada za legalność danych, podstawy prawne, treść komunikacji z klientami i decyzje podejmowane na podstawie danych lub wyników AI.

§15. Zmiany Regulaminu i prawo właściwe

1. Regulamin może być zmieniany z ważnych przyczyn, w szczególności zmian prawa, funkcjonalności, modelu usług lub bezpieczeństwa.

2. O zmianie Regulaminu Shept informuje Użytkownika co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, za pośrednictwem wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej przypisany do Konta lub komunikatu wyświetlanego w Platformie. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, bez ponoszenia z tego tytułu dodatkowych opłat. Opłata za niewykorzystany okres rozliczeniowy podlega zwrotowi proporcjonalnie. Brak wypowiedzenia przed dniem wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację.

3. Termin, o którym mowa w ust. 2, nie ma zastosowania do zmian wynikających wyłącznie ze zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, decyzji organu lub orzeczenia sądu, usunięcia oczywistej omyłki pisarskiej, udostępnienia nowej funkcji nieodpłatnej, a także do zmian, które nie ograniczają praw Użytkownika ani nie zwiększają jego obowiązków. Zmiany takie wchodzą w życie z dniem wskazanym przez Shept.

4. Regulamin podlega prawu polskiemu.

5. Spory będą rozstrzygane przez właściwy sąd zgodnie z przepisami prawa, z uwzględnieniem charakteru B2B oraz statusu PnPK, jeżeli Użytkownikowi on przysługuje.

§16. Dane Usługodawcy i kontakt

Shept Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, ul. Tadeusza Rejtana 27G, 35-326 Rzeszów, KRS 0001223355, NIP 8133947820, REGON 543968103.

Kontakt ogólny: kontakt@shept.pl
Reklamacje: reklamacje@shept.pl
Zwroty: zwroty@shept.pl
Obsługa: obsluga@shept.pl